So bringt Qualitätsmanagement Ihre Kanzlei voran

Qualitätsmanagement ist der Schlüssel für eine herausragende Arbeit und langfristig zufriedene Mandanten.

Sie haben sich sicherlich schon häufiger gefragt, was Sie noch für Ihre Kanzlei tun können, um diese weiter voranzutreiben mehr Mandanten zu gewinnen und folglich höhere Umsätze zu erzielen Sicherlich stehen bei Ihnen Mandantenzufriedenheit und die fachliche Kompetenz Ihrer Mitarbeiter an erster Stelle. Doch betreiben Sie bereits ein effizientes Qualitätsmanagement?

Inhalt

1. Was ist Qualitätsmanagement ?
2. Woher kommt das Qualitätsmanagement ?
3. Was ist DIN EN ISO 9001 ?

Was ist Qualitätsmanagement ?

Qualitätsmanagement zielt darauf ab, die Qualität von Produkten, Dienstleistungen oder Prozessen zu gewährleisten und kontinuierlich zu verbessern. Es handelt sich um einen ganzheitlichen Ansatz, der darauf abzielt, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen, Fehler zu minimieren und die Effizienz und Effektivität der Abläufe zu optimieren.

Qualitätsmanagement beinhaltet die Planung, Überprüfung und Kontrolle aller Abläufe und Aktivitäten in der Kanzlei, um sicherzustellen, dass sie reibungslos ablaufen und dass die Ergebnisse den Erwartungen entsprechen.

Es geht auch darum, Fehler zu vermeiden und wenn nötig, Korrekturen vorzunehmen, um sicherzustellen, dass die Arbeit der Kanzlei den Qualitätsstandards entspricht. Das bedeutet, dass regelmäßig überprüft wird, ob alles gut läuft, und falls nicht, werden Maßnahmen ergriffen, um es besser zu machen.

Qualitätsmanagement beinhaltet auch die ständige Verbesserung der Abläufe und der Qualität der Arbeit. Es geht darum, aus Erfahrungen zu lernen und Prozesse anzupassen, um effizienter und effektiver zu arbeiten.

Ein wichtiger Aspekt des Qualitätsmanagements ist die Zufriedenheit der Mandanten. Es ist wichtig, ihnen zuzuhören, ihre Bedürfnisse zu verstehen und sicherzustellen, dass ihre Erwartungen erfüllt werden.

Woher kommt das Qualitätsmanagement ?

Der Ausdruck "Qualitätsmanagement" trat erstmals in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts in Erscheinung, obwohl die zugrundeliegenden Konzepte schon seit der Ära der Industrialisierung in primitiver Form existierten. In Zeiten, in denen die Massenproduktion dominierte, war die Überwachung und Sicherstellung der Produktqualität von entscheidender Bedeutung, um die Herstellung mangelhafter Waren zu minimieren. Mit der Zeit wurden Qualitätsprüfverfahren eingeführt, bei denen Stichproben für detaillierte Analysen entnommen wurden.

Das Qualitätsmanagement hat sich im Laufe der Jahre kontinuierlich weiterentwickelt und verfeinert. 1987 markierte einen Meilenstein in diesem Bereich mit der Veröffentlichung eines umfassenden Leitfadens, der die Grundprinzipien und Mindeststandards in der Normenreihe DIN EN ISO 9000 festlegte. In den folgenden Jahren wurden weitere Methoden des Qualitätsmanagements entwickelt und verfeinert, auf die wir später näher eingehen werden.

Was ist DIN EN ISO 9001 ?

Die Norm DIN EN ISO 9001 ist eine international anerkannte Norm für Qualitätsmanagementsysteme. Sie stellt einen Rahmen dar, der Unternehmen dabei unterstützt, effektive Qualitätsmanagementprozesse zu etablieren und kontinuierlich zu verbessern. Obwohl die Norm nicht speziell auf Anwalts- und Steuerkanzleien zugeschnitten ist, kann sie dennoch in solchen Organisationen angewendet werden, um ihre Qualität und Effizienz zu steigern.

Die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems nach DIN EN ISO 9001 kann folgende Vorteile für Anwalts- und Steuerkanzleien bringen:

1. Kundenorientierung: Die Norm legt großen Wert auf die Erfüllung der Kundenanforderungen und die Verbesserung der Mandantenzufriedenheit. Durch die Umsetzung der Norm können Kanzleien ihre Dienstleistungen besser auf die Bedürfnisse ihrer Mandanten abstimmen und deren Erwartungen erfüllen.
2. Prozessorientierung: Die Norm fördert die Betrachtung der Kanzlei als einen zusammenhängenden Prozess, bei dem die einzelnen Schritte ineinandergreifen. Durch die Identifizierung, Dokumentation und Optimierung der Prozesse kann die Effizienz gesteigert werden.
3. Kontinuierliche Verbesserung: Die Norm verlangt von den Unternehmen, kontinuierlich nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen und diese umzusetzen. Dies ermöglicht Anwalts- und Steuerkanzleien, ihre Abläufe und Dienstleistungen stetig zu optimieren und dadurch die Qualität zu erhöhen.
4. Risikomanagement: Die Norm erfordert eine systematische Betrachtung der Risiken und Chancen für das Unternehmen. In Anwalts- und Steuerkanzleien können Risiken im Zusammenhang mit der Datenvertraulichkeit, rechtlichen Anforderungen oder ethischen Standards identifiziert und entsprechende Maßnahmen ergriffen werden.
5. Rechtssicherheit: Die Umsetzung der Norm kann dazu beitragen, dass rechtliche Anforderungen und Bestimmungen besser erfüllt werden. Dies kann insbesondere in den Bereichen Datenschutz, Vertraulichkeit und Aufbewahrung von Dokumenten von Vorteil sein.

Es ist jedoch zu beachten, dass die Anwendung der Norm DIN EN ISO 9001 in Anwalts- und Steuerkanzleien freiwillig ist und keine rechtliche Verpflichtung darstellt. Jedoch können diese davon nur profitieren.

Durch die Einführung eines effizienten Qualitätsmanagementsystems wie Confidence ist der erste Schritt in Richtung ISO Zertifizierung getan. Confidence hilft Ihnen dabei, Ihre Prozesse, Arbeitsabläufe und Dokumentationen festzuhalten, Ziele zu setzen und Ihre Prozesse zu optimieren. Sie behalten den Überblick über Mitarbeiterfortbildungen und Mandantenzufriedenheit. Durch ein innovatives Ticketsystem werden eventuell auftretende Fehler sofort identifiziert und die zuständigen Mitarbeiter informiert.

Betreiben Sie Qualitätsmanagement, um Ihre Kanzlei effizienter zu machen und Ihre Erfolgschancen zu maximieren. Lassen Sie Effizienz zur Triebfeder Ihres Erfolgs werden!